REAGLE OY:N TIETOSUOJASELOSTE – ASIAKASREKISTERI

1. REKISTERINPITÄJÄ

Reagle Oy
Kalevankatu 6, 00100 Helsinki 2825600-8

Rekisterinpitäjän edustaja tietosuoja-asioissa

Arttu Ikäläinen
Puhelin: 0405911509
Sähköposti: arttu.ikalainen@reagle.fi

2. REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Reagle Oy:n toimeksianto-, asiakas- ja markkinointirekisteri (yhdessä ”Asiakasrekisteri”).

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE JA TARKOITUS

Henkilötietojen käsittely perustuu sekä sopimukseen että lakisääteiseen velvoitteeseen. Oikeutetun edun perusteena on asiakassuhde.

3.1 Tietojen keräämisen tarkoitus

Reagle kerää henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1. Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän

  • sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajana olevan omaisuuden omistajan, kuten myyjän tai vuokranantajan, kanssa,
  • toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen, kuten ostajan tai vuokralaisen, kanssa,
  • sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa, tai
  • muu vastaava asiallinen yhteys.

2. Kiinteistönvälitystä koskeva lainsäädäntö

Reagle Oy on rekisteröity välitysliikkeenä välitysliikerekisteriin. Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa 4. mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”). Toimeksiantopäiväkirja voi muodostua erilaisista osarekistereistä.

Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.

3. Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

4. Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.

Kaikilla edellä mainituilla perusteilla kerättyjen tietojen tarkoittamiin henkilöihin viitataan tässä asiakirjassa nimellä ”Asiakas”.

3.2 Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia edellä mainituissa tarkoituksissa kerättyjä tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen,
  •  palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja suojaaminen,
  •  laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen,
  •  palveluita koskeva analysointi ja tilastointi,
  • asiakasviestintä ja -markkinointi,
  • palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
  • välitysliikkeen lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
  •  muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Reagle saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi.

3.3 Mikäli tietoja ei saada

Mikäli Reagle ei saa kohdan 3.1 alakohdissa 1), 2) ja 3) tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa, taikka sellaiseen oikeustoimeen myötävaikuttaa.

4. HENKILÖREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA TIETORYHMÄT

Asiakasrekisterissä (ml. Toimeksiantopäiväkirja) ja niiden liitteissä voi olla mm. seuraaviin ryhmiin

kuuluvia tietoja:

  • Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli,
  • omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten,
  •  laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot,
  • asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, aiesopimuksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, palkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot,
  • lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot,
  • mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot, – palvelujen muut tapahtumatiedot, ja
  • reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot.

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa voi olla seuraavia Asiakkaan tietoja:

  • nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
  • oikeushenkilön edustajan tai valtuutetun nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
  • oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen;
  •  oikeushenkilön hallituksen tai muun päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet;
  •  oikeushenkilön toimiala;
  •  tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
  • henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta, tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menetelmästä tai lähteistä,
  • tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot, ja
  • Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot.
  • ulkomaalaisen Asiakkaan osalta tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot, jos Asiakkaalla ei ole suomalaista henkilötunnusta.

Tässä kohdassa 4 mainitut tiedot ovat esimerkkejä tallennettavista tiedoista, eikä yllä oleva luettelo ole tyhjentävä, tai myöskään tarkoita sitä, että kaikkia yllä mainittuja tietoja kaikissa tilanteissa tallennettaisiin.

5. ASIOINTIA KOSKEVIEN TIETOJEN KERÄÄMINEN EVÄSTEIDEN AVULLA

Sivuilla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on dataa, joka tallentuu Asiakkaan päätelaitteelle ja tallentaa tietoa käynnistä sivuilla. Evästeiden avulla Reagle voi parantaa sivujen käytettävyyttä, kerätä sivujen käyttöä koskevaa tilastotietoa sekä kohdentaa tietoja Asiakkaalle. Evästeeseen tallentuu myös personoitua tietoa siitä, millä sivuilla käyttäjä on vieraillut, sekä käynnin kellonaika, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite ja palvelin, josta käyttäjä on tullut Reaglen sivuille.

Mikäli Asiakas tai käyttäjä ei hyväksy evästeasetuksia, tietoja sivujen käytöstä, liikenteestä, tapahtumista tai muista sivuihin liittyvistä tilastotiedoista ei kerätä. Hyväksymällä evästeet käyttäjä hyväksyy, että Reagle voi kerätä edellä mainittuja tietoja. Evästeet voivat myös olla tarpeellisia tiettyjen palveluiden toimimiselle.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön evästeasetuksista. Mikäli evästetoiminnot eivät ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Reaglen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

6. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Asiakasrekisterin tietoja voidaan säilyttää vähintään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä tai sen ajan kuin säilyttäminen on tarpeen, esimerkiksi korvausvaatimusten tai riitaisuuksien ratkaisemiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen lakiin perustuvan velvoitteen johdosta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 3 luvun 3 § ja 4 luvun 3 §).

Muita henkilötietoja poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole Reaglen perustellun arvion mukaan tarvetta.

Kirjanpidosta säädetyt lait myös velvoittavat pitämään kirjaa liiketoiminnasta sekä̈ säilyttämään kirjanpitomateriaalia laissa määritellyn ajan.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen, aiesopimuksen, muun sopimuksen ja muiden toimeksiantoon tai sopimussuhteeseen liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan Asiakkaalta. Lisäksi tietoja kerätään Asiakkaan ottaessa yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista, rahastonhoitajilta, muilta varainhallintayhteisöiltä, väestörekisteristä, muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon tai vuokrauksen yhteydessä esim. kaupan osapuolten rahoittajille, omistajille, hallintayhteisöille, managereille, isännöitsijöille ja maanmittauslaitokselle.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ja palveluiden ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. asiakashallinta- ja markkinointijärjestelmien sekä dataroom- palveluiden palveluntarjoajat, kirjanpitäjät, IT- asiantuntijat sekä kohteiden myynti- ja vuokrausilmoitus- sekä vastaavia muita palveluita tai portaaleja ylläpitävät tahot.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalisesti käsiteltävät, asiakastietoja sisältävät asiakirjat (esim. sopimukset, tulostetut sähköpostit tai niiden liitteet, tulostetut www-lomakkeet tai vastaavat) säilytetään tarvittavien toimenpiteiden jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä, on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

Ainoastaan määrätyillä Reaglen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy sähköisiin tietoihin ja oikeus käyttää̈ työasemia, joiden ohjelmistoilla voidaan ylläpitää Asiakkaiden tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä̈ on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään ja työasemat tarkoitukseen soveltuvilla turvaohjelmistoilla.

10. ASIAKKAAN OIKEUDET

10.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

Edellä sanotusta poiketen, Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

10.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

10.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi tai anonymisoiduksi.

Mikäli Asiakas toimii yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä̈ aikana.

10.4 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu ainoastaan Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla asiasta kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

10.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun kohdassa 1 mainituilla yhteystiedoilla.

10.6. Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

11. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Reagle ei käsittele tietoja automaattisesti.