Tietosuojaseloste

REAGLE OY:N TIETOSUOJASELOSTE – ASIAKASREKISTERI

1. REKISTERINPITÄJÄ

Reagle Oy
Kalevankatu 6, 00100 Helsinki 2825600-8

Rekisterinpitäjän edustaja tietosuoja-asioissa

Arttu Ikäläinen
Puhelin: 0405911509
Sähköposti: arttu.ikalainen@reagle.fi

2. REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Reagle Oy:n ja sen tytäryhtiöiden toimeksianto-, asiakas- ja markkinointirekisteri (yhdessä ”Asiakasrekisteri”).

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE JA TARKOITUS

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen ja oikeutettuun etuun. Oikeutetun edun perusteena on asiakassuhde ja sen edellyttämät toimenpiteet.

3.1 Tietojen keräämisen tarkoitus

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1. Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän:

sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajana olevan omaisuuden omistajan, kuten myyjän tai vuokranantajan, kanssa,
toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen, kuten ostajan tai vuokralaisen, kanssa,
sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa, tai
muu vastaava asiallinen yhteys.2. Kiinteistönvälitystä koskeva lainsäädäntöReagle Oy on rekisteröity välitysliikkeenä välitysliikerekisteriin. Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa 4. mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”). Toimeksiantopäiväkirja

voi muodostua erilaisista osarekistereistä. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.

3. Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

4. Oikeutettu etu

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja myös nk. oikeutettuun etuun perustuen, mikä käsittää esimerkiksi toimeksiannon hoitamiseen liittyvät toimenpiteet, samoin kuin tytäryhtiöidensä keräämät tiedot varmistaakseen oman ja konserniyhtiöidensä yhdenmukaiset palvelut.

5. Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.

Kaikilla edellä mainituilla perusteilla kerättyjen tietojen tarkoittamiin henkilöihin viitataan tässä asiakirjassa nimellä ”Asiakas”.

3.2 Tietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia edellä mainituissa tarkoituksissa kerättyjä tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen,
palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja suojaaminen rekisterinpitäjän ja sen tytäryhtiöidentoimesta,
laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen,
palveluita ja niiden kohteita koskeva analysointi ja tilastointi,
asiakasviestintä ja -markkinointi,
palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden jatahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
välitysliikkeen lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Rekisterinpitäjä saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi.

Asiakasrekisterissä olevia tietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm. tytäryhtiöiden ohjaukseen.

3.3 Mikäli tietoja ei saada

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdan 3.1 alakohdissa 1), 2) ja 3) tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa, taikka sellaiseen oikeustoimeen myötävaikuttaa.

4. HENKILÖREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA TIETORYHMÄT

Asiakasrekisterissä (ml. Toimeksiantopäiväkirja) ja niiden liitteissä voi olla mm. seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli, kansalaisuus ja yhteystiedot,
omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja yrityksen yritystunnus,sekä henkilön asema ja tehtävät yrityksessä,
laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot,
asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaalle tarjotut palvelut,niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, aiesopimuksen, vuokra- tai kauppasopimuksentiedot, kohdetiedot, palkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot,
lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot,
mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot, sekä palvelujen muuttapahtumatiedot, ja

reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot.

Rekisterinpitäjä tallentaa erikseen myös Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot (esim. kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot), PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö, sekä tiedot tosiasiallisista edunsaajista.

Tässä kohdassa 4 mainitut tiedot ovat esimerkkejä tallennettavista tiedoista, eikä yllä oleva luettelo ole tyhjentävä, tai tarkoita sitä, että kaikkia yllä mainittuja tietoja kaikissa tilanteissa tallennettaisiin.

5. ASIOINTIA KOSKEVIEN TIETOJEN KERÄÄMINEN EVÄSTEIDEN AVULLA

Sivuilla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on dataa, joka tallentuu Asiakkaan päätelaitteelle ja tallentaa tietoa käynnistä sivuilla. Evästeiden avulla rekisterinpitäjä voi parantaa sivujen käytettävyyttä, kerätä sivujen käyttöä koskevaa tilastotietoa sekä kohdentaa tietoja Asiakkaalle. Evästeeseen tallentuu myös personoitua tietoa siitä, millä sivuilla käyttäjä on vieraillut, sekä käynnin

kellonaika, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite ja palvelin, josta käyttäjä on tullut rekisterinpitäjän sivuille.

Mikäli Asiakas tai verkkosivuston muu käyttäjä ei hyväksy evästeasetuksia, tietoja sivujen käytöstä, liikenteestä, tapahtumista tai muista sivuihin liittyvistä tilastotiedoista ei kerätä. Hyväksymällä evästeet käyttäjä hyväksyy, että rekisterinpitäjä voi kerätä edellä mainittuja tietoja. Evästeet voivat myös olla tarpeellisia tiettyjen palveluiden toimimiselle.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön evästeasetuksista. Mikäli evästetoiminnot eivät ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia verkkosivuston palveluita voi käyttää.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Asiakasrekisterin tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Toimeksiantoihin liittyviä henkilötietoja säilytetään yleensä vähintään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Muita henkilötietoja poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole rekisterinpitäjän perustellun arvion mukaan tarvetta. Kirjanpidosta säädetyt lait myös velvoittavat pitämään kirjaa liiketoiminnasta sekä säilyttämään kirjanpitomateriaalia laissa määritellyn ajan.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen, aiesopimuksen, muun sopimuksen ja muiden toimeksiantoon tai sopimussuhteeseen liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan Asiakkaalta. Lisäksi tietoja kerätään Asiakkaan ottaessa yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista, rahastonhoitajilta, muilta varainhallintayhteisöiltä, väestörekisteristä, muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon tai vuokrauksen yhteydessä esim. kaupan osapuolille ja niiden neuvonantajille, rahoittajille, omistajille, hallintayhteisöille, managereille, isännöitsijöille ja maanmittauslaitokselle, sekä rekisterinpitäjän omille neuvonantajille.

Asiakasrekisterin tiedot ovat samaan konserniin kuuluvien yritysten käytössä konsernin liiketoiminnan järjestämiseksi. Konserniyhtiöt käsittelevät Asiakasrekisterin tietoja rekisterinpitäjän ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän tytäryhtiölle myös muun muassa rekisteröidyn tai hänen edustamansa yrityksen antaman toimeksiannon tai pyytämän muun palvelun toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ja palveluiden ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. asiakashallinta- ja markkinointijärjestelmien, sähköisen allekirjoituspalvelun- sekä dataroom- palveluiden palveluntarjoajat, kirjanpitäjät, IT- asiantuntijat sekä kohteiden myynti- ja vuokrausilmoitus- sekä vastaavia muita palveluita tai portaaleja ylläpitävät tahot.

9. REKISTERIN SUOJAUS

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

10. ASIAKKAAN OIKEUDET

10.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

Edellä sanotusta poiketen, Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

10.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

10.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi tai anonymisoiduksi.

Mikäli Asiakas toimii yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa sinä aikana, kuin asiakassuhde jatkuu.

10.4 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu ainoastaan Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla asiasta kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

10.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun kohdassa 1 mainituilla yhteystiedoilla.

10.6. Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

11. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei käsittele tietoja automaattisesti.

Jaa tämä artikkeli

Haluatko kuulla ensimmäisten joukossa Reaglen kuulumiset ja pysyä aallon harjalla markkinoiden kuulumisista?

Reagle Oy

Reagle Oy